Агентство Structura

На первом этапе был проведен анализ бизнес-процессов и выявлены нетипичные требования компании. Разработана демо-версия портала Битрикс24, позволяющая клиенту оценить возможности и адаптацию под его нужды. На основе бизнес-анализа составлено подробное ТЗ, декомпозированное на задачи, что обеспечило четкое планирование, распределение обязанностей и контроль над исполнением задач.

Далее, были настроены права доступа в CRM для каждого отдела, что повысило безопасность данных и оптимизировало внутренние операции. Далее разработана структура хранения данных о клиентах, поставщиках и партнёрах, на основе которой создана централизованная база. Это позволило систематизировать информацию, улучшить коммуникации, упростить расчёты и юридическое оформление, а также минимизировать риски.

 

Организационная структура компании

Третий этап был посвящен автоматизации организации мероприятий. В качестве основы был выбран стандартный функционал CRM «Битрикс24», ведь он предоставляет широкие возможности для управления бизнес-процессами и взаимодействием с клиентами.

Одно из ключевых решений здесь — представление мероприятий в CRM-системе в виде сделок, что упрощает управление их подготовкой и проведением. Для визуализации используется канбан-доска с адаптированными стадиями: от запроса предварительной сметы до завершения мероприятия.
Цветовая дифференциация стадий помогает быстро ориентироваться, а в дальнейшем будет использоваться в графике работ для удобного мониторинга прогресса.

Воронка сделок

Также мы разработали карточку мероприятия (сделки) — это ключевой инструмент для отслеживания всех аспектов организации. Она состоит из двух блоков и помогает структурировать информацию, контролировать расходы и доходы, улучшает планирование и эффективность управления мероприятиями.

Блок «О мероприятии» — содержит данные о клиенте, бюджете, датах, типе сделки и ответственном менеджере.

Блок «Финансовые показатели» — включает информацию о налогах, прибыли, рентабельности и премиях.

Для эффективного планирования была внедрена фиксация данных о локациях, залах и этапах работ через смарт-процессы:

• «Локации» привязаны к сделке и содержат информацию о площадке, партнере и сроках работ;
• «Залы» связаны с локацией и фиксируют даты начала и завершения подготовки, что позволяет детально контролировать этапы — от доставки оборудования до демонтажа.

Это обеспечило удобное управление, минимизацию рисков и своевременное выполнение поставленных задач.

Для учета всех расходов с помощью смарт-процесса была создана система блоков клиентской сметы, которая позволяет гибко настраивать статьи расходов в зависимости от специфики и масштаба события.

Блоки сметы включают детализированную информацию по каждому аспекту бюджета: оборудование, декорации, кейтеринг, услуги персонала и другие расходы. Это помогает точно планировать бюджет, контролировать затраты и обеспечивать прозрачность для клиента на всех этапах подготовки мероприятия.

 

Блоки клиентской сметы

Для точного контроля финансов был создан смарт-процесс «Поставщики», связанный с каждой сделкой и блоком клиентской сметы. Он систематизирует информацию о поставщиках, их услугах и условиях сотрудничества, включая стоимость услуг, дату и сумму предоплаты/постоплаты. Это позволяет учитывать себестоимость и контролировать бюджет, минимизируя риски превышения затрат. Смарт-процесс также автоматизирует заключение договоров, контроль выполнения обязательств и управление платежами, повышая эффективность взаимодействия.

Смарт-процесс «Условия оплаты» фиксирует ключевые аспекты оплаты услуг, включая дату предоплаты и суммы постоплат. Это помогает отслеживать сроки поступления средств, планировать дальнейшие этапы и минимизировать риски ошибок. Процесс автоматизирует фиксацию условий оплаты, обеспечивая прозрачность для клиентов и надежный инструмент для организаторов для управления платежами и контроля обязательств.

Ключевым этапом стало создание приложения «График работ», обеспечившего гибкость, детализацию и удобное управление ресурсами. Оно позволяет отслеживать загруженность сотрудников, управлять событиями и сроками, предлагая удобные представления с фильтрацией данных по различным критериям. Представление «Сотрудники» позволяет отслеживать занятость каждого специалиста, а представление «Мероприятия» — управлять событиями с использованием наглядной цветовой кодировки. Приложение адаптируется под нужды пользователей, обеспечивая прозрачность процессов, оптимизацию рабочего времени и повышение эффективности планирования.

График работ

Автоматизация повысила эффективность планирования, точность расчетов и прозрачность финансов. Разработаны бизнес-процессы, автоматически определяющие даты мероприятий, залы и локации, что свело к минимуму вероятность ошибок. Внедрена система расчета прибыли, рентабельности и премий для менеджеров, а также автоматизирован учет расходов по услугам поставщиков, что улучшило контроль затрат и синхронизацию данных.

Обучение сотрудников и техническая поддержка

Мы оптимизировали интерфейс, упростив левое меню, скрыв неиспользуемые разделы и адаптировав CRM под специфику компании. Улучшенные карточки сущностей и сокращение лишних полей сделали систему удобнее, ускорили работу сотрудников, снизили время на обучение и повысили продуктивность.

Обучение сотрудников с тестовыми кейсами, инструкциями и разбором сценариев ускорило адаптацию к системе, а поддержка через обратную связь и анализ обращений повысили уверенность пользователей и обеспечили успешный переход.